多功能文件處理系統使用過程都會牽涉大量文件處理，當中包括重要的商業資料。現時的多功能文件處理系統都會備有硬碟，暫存每一列印/複印或掃描的文件處理影像作記錄（Temporary File）。所以每一部多功能文件處理系統的硬碟，儲存了不少的商業數據以至機密文件。當多功能文件處理系統被非原廠回收時，其中的硬碟如違失或拆除，有可能會導致商業資料洩漏，並有損公司利益。
硬碟中的每一影像記錄（Temporary File）會在某一特定時間自動於硬碟中清除。系統管理員更可以進一步設置3倍至9倍次數的隨機數據覆蓋其硬盤的資料，令暫存影像記錄被完全清除，與及選擇清除時間及模式，作為日常處理的一部分。
硬碟數據清除功能已經達至美國國防部所定下的DoD 5220.22-M國家級標準銷毀儲存媒體資料的規格，確保其保密程度達至國際最高標準。
除了硬碟數據清除外，imageRUNNER ADVANCE內置的硬碟亦可以進行數據加密，硬盤數據加密工具使用256-bit AES加密，為數據加密的國際最高標準，保護儲存在內部硬盤上的所有數據。加密程度獲得ISO15408（通用標準）認證（EAL3），即使遺失硬碟，亦可以確保資訊不能被開啟，以確保其保密程度。
