數碼轉型創建跨界限合作
佳能香港的商業方案以協助企業優化運營模式為宗旨，致力提供與時並進的智能產品及創新科技，協助企業緊貼科技發展步伐、實現數碼轉型，推動企業潛能和提升營運效率。
憑藉豐富的文件管理經驗，佳能香港為范陳會計師行有限公司提供了一條龍掃描服務及Therefore™文件管理方案，以雲端系統提升流動辦公的協作效能，並加強跨地區辦公室的緊密聯繫，助企業實現數碼化轉型。
范陳會計師行主要是為中小企、跨國及上市公司提供審計、税務、會計及秘書服務，是Nexia International成員之一，而Nexia International是一個國際會計網絡，現在是世界排名第9位。對會計行業而言，每日處理及審查大量種類繁多的文件及數據是在所難免的，使用紙本文件更令工作流程變得更繁複，影響實時共享及團隊協作的速度和應變，變相限制了企業營運潛力的發揮。
概覽
困難與挑戰
- 繁瑣工作打擊員工士氣
- 營運及存倉成本高昂
- 不便進行文件檢索
- 難以共享文件
解決方案
- Therefore™文件管理方案
- 專業掃描服務
成果及效益
- 提高溝通與協作效能
- 自動化文件處理流程
- 防止數據洩漏
- 電子化企業文件
范陳會計師行在日常運作遇到的困難
處理乏味且重複工作
員工是公司重要的資源，而繁瑣、沉悶的工作流程，使新同事較難在短時間適應，容易流失寶貴的人力資源。
營運及存倉成本高昂
因工作需要保留客人的文件以作會計或審計服務之用，而文件累積使辦公室的存放空間不夠，便同時租用了小貨倉以儲存所有文件。
文件檢索不便
在眾多的文件夾中找出所需的文件會花費不少時間， 尋找貨倉內的文件更需要聯絡倉務公司預約送回文件箱，無疑花費更多的時間。
難以共享文件
若同時有兩位同事要讀取同一文件夾中的文件，他們需要等待另一個同事用完後才可讀取，嚴重影響日常運作。
業務運作採用了Therefore™文件管理方案，同事能透過雲端平台即時存取文件及共享數據，隨時隨地或於同一時間檢閱同一份文件，節省翻查紙本文件的時間，提高工作效率，亦使文件擁有可追溯性，為客戶帶來更優質的服務。系統介面簡單易用，即使工作流程於數碼化、無紙化的過程中有所改變，新舊同事亦能輕鬆適應新的流程，以高生產力和高效率投入工作。
透過應用佳能的Therefore™文件管理方案，范陳會計師行簡化了工作流程，不但加快處理大量數據、提升審計工作的質素，更令企業能集中處理業務，逐步實現無紙化的工作空間，助香港和深圳辦公室同時實踐亙聯亙通，跨界限合作。
提升協作效能
系統操作簡單， 透過雲端平台支援多個用戶檢閱文件，不受地區和時間限制，增强與分公司的連繫和資訊交流。
自動化文件處理
電子化後的文件會匯入並儲存至雲端平台，運用索引、分類功能、或加以關鍵字搜尋，用戶便可輕鬆查閱所需要的文件。
確保文件安全
管理員可以針對每一用戶設定文件查閱及使用權限，如審核記錄、版本控制和文件鎖定等，保障客戶的資料安全。
電子化企業文件
堆積如山的紙質文件電子化後，節省了儲倉和文件管理成本，亦不用擔心文件變黃的問題，逐步實現無紙化的工作環境。
推動大灣區的發展粵港澳大灣區是未來一個很重要的經濟發展地區，如果要把握這個商機，香港和內地的城市是一定要更加緊密的溝通。以往使用紙張文件時，需要至少2日時間傳送所需文件，深圳辦公室才在收到文件後開始工作，花費不少時間。現在香港和深圳兩個辦事處都用了Therefore™文件管理方案，在文件傳送上、在雲端系統上實踐亙聯亙通，數碼化使兩地能更緊密合作，提升工作效率及客戶服務質素，促進業務發展。
