數碼轉型創建跨界限合作

    Fan Chan Case Study 1

    佳能香港的商業方案以協助企業優化運營模式為宗旨,致力提供與時並進的智能產品及創新科技,協助企業緊貼科技發展步伐、實現數碼轉型,推動企業潛能和提升營運效率。

    憑藉豐富的文件管理經驗,佳能香港為范陳會計師行有限公司提供了一條龍掃描服務及Therefore™文件管理方案,以雲端系統提升流動辦公的協作效能,並加強跨地區辦公室的緊密聯繫,助企業實現數碼化轉型。

    范陳會計師行主要是為中小企、跨國及上市公司提供審計、税務、會計及秘書服務,是Nexia International成員之一,而Nexia International是一個國際會計網絡,現在是世界排名第9位。對會計行業而言,每日處理及審查大量種類繁多的文件及數據是在所難免的,使用紙本文件更令工作流程變得更繁複,影響實時共享及團隊協作的速度和應變,變相限制了企業營運潛力的發揮。​​

    概覽

    困難與挑戰

    • 繁瑣工作打擊員工士氣
    • 營運及存倉成本高昂
    • 不便進行文件檢索
    • 難以共享文件

    解決方案

    • Therefore™文件管理方案
    • 專業掃描服務 

    成果及效益

    • 提高溝通與協作效能
    • 自動化文件處理流程
    • 防止數據洩漏
    • 電子化企業文件 

    范陳會計師行在日常運作遇到的困難​​​

    處理乏味且重複工作

    員工是公司重要的資源,而繁瑣、沉悶的工作流程,使新同事較難在短時間適應,容易流失寶貴的人力資源。

    營運及存倉成本高昂

    因工作需要保留客人的文件以作會計或審計服務之用,而文件累積使辦公室的存放空間不夠,便同時租用了小貨倉以儲存所有文件。

    文件檢索不便

    在眾多的文件夾中找出所需的文件會花費不少時間, 尋找貨倉內的文件更需要聯絡倉務公司預約送回文件箱,無疑花費更多的時間。

    難以共享文件

    若同時有兩位同事要讀取同一文件夾中的文件,他們需要等待另一個同事用完後才可讀取,嚴重影響日常運作。

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    業務運作採用了Therefore™文件管理方案,同事能透過雲端平台即時存取文件及共享數據,隨時隨地或於同一時間檢閱同一份文件,節省翻查紙本文件的時間,提高工作效率,亦使文件擁有可追溯性,為客戶帶來更優質的服務。系統介面簡單易用,即使工作流程於數碼化、無紙化的過程中有所改變,新舊同事亦能輕鬆適應新的流程,以高生產力和高效率投入工作。

    透過應用佳能的Therefore™文件管理方案,范陳會計師行簡化了工作流程,不但加快處理大量數據、提升審計工作的質素,更令企業能集中處理業務,逐步實現無紙化的工作空間,助香港和深圳辦公室同時實踐亙聯亙通,跨界限合作。

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    提升協作效能

    系統操作簡單, 透過雲端平台支援多個用戶檢閱文件,不受地區和時間限制,增强與分公司的連繫和資訊交流。

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    自動化文件處理

    電子化後的文件會匯入並儲存至雲端平台,運用索引、分類功能、或加以關鍵字搜尋,用戶便可輕鬆查閱所需要的文件。

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    確保文件安全

    管理員可以針對每一用戶設定文件查閱及使用權限,如審核記錄、版本控制和文件鎖定等,保障客戶的資料安全。

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    電子化企業文件

    堆積如山的紙質文件電子化後,節省了儲倉和文件管理成本,亦不用擔心文件變黃的問題,逐步實現無紙化的工作環境。

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    推動大灣區的發展粵港澳大灣區是未來一個很重要的經濟發展地區,如果要把握這個商機,香港和內地的城市是一定要更加緊密的溝通。以往使用紙張文件時,需要至少2日時間傳送所需文件,深圳辦公室才在收到文件後開始工作,花費不少時間。現在香港和深圳兩個辦事處都用了Therefore™文件管理方案,在文件傳送上、在雲端系統上實踐亙聯亙通,數碼化使兩地能更緊密合作,提升工作效率及客戶服務質素,促進業務發展。