盛夏系列 - 第二集
在辦公室中呼喚「你」
隨著雲端科技的發展成熟，大大小小的企業都開始進行數碼轉型，希望通過科技提升效率、降低成本。一場疫情讓遙距辦公模式成爲了「新常態」，越來越多的企業開始使用電子文件及電子簽名，但這些科技在市場上的認受性又如何呢？佳能於2020年8月28日舉行了「盛夏系列」網絡研討會的第二集 –「在辦公室中呼喚『你』」，並邀請了的近律師行分享法律人士的觀點與角度，一同探討數碼工具以及電子簽名的應用和合法性。
雲端科技為工作和生活帶來了很多的便利，讓我們可以不受時間和地域限制地處理工作。的近律師行作爲香港歷史最悠久的獨立律師行，亦感受到法律行業中明顯的電子化趨勢，其多元化的應用，適用於不同的律師行管理範疇，例如處理日常法律文書作業、資料檢索、整合等，節省了不少時間、存倉成本和儲存文件的空間。
企業文件電子化
促進內部溝通
部門之間的溝通與文件傳遞變得更方便快捷，亦簡化了工作流程和提升效率，節省人力資源和時間。
有效追溯文件記錄
可以管理文件的修改，透過審計追蹤作審核記錄、版本控制和文件鎖定等，特別適用於複雜的交易和涉及多方的協議商討。
提升私隱性和安全性
可針對每一個用戶設定文件查閲及使用權限，讓客戶資料管理更加嚴謹有效，防止未經許可的查閲和修改。
除此之外，電子簽名亦越來越流行，由於無須面對面交換或郵遞原稿，簽約各方可以通過手機、電腦等流動裝置隨時隨地簽署合同，遙距完成電子交易，促進電子商貿的發展。市場上，一些數碼業務如網上零售商店、網上投保公司、網上銀行等行業都比較常用，而且香港亦有跨國企業包括保險公司、電訊公司、航空公司及餐飲集團等，已經採用了電子簽名，輕鬆透過流動裝置完成跨境交易，助企業實現流動辦公。
電子簽名的應用
行業應用
大部份商業文件、跨境或跨國交易都可採用電子簽名作有效簽署，以增加業務處理的靈活性和提升效率。
不適用的情況
部份指定文件如遺囑、授權文件、誓章、信托和法律程序的文件等，則不可採用電子簽名作簽署。
電子簽名工具
需擁有多重身分驗證及完善的網絡安全控制，以降低偽造文件的風險，並須符合香港對於電子簽名的法律框架。
電子簽名具有法律約束力和不可否認性 ，有效防止偽造文件。而香港政府所訂立的《電子交易條例》(第553章) 中，亦明確表明了在一定條件下，電子或數碼簽署與紙張文件上的簽署具有相同的法律地位。與個人或私人機構之間的電子交易，電子簽名必需與文件邏輯地關聯，並能夠認證簽約各方的個人身分，有關方法須可靠、適當並獲接受方同意。與政府單位交易，必須由認可數碼證書簽發數碼簽署，才符合當地的法律法規。香港及其他普通法國家也有受理的法律案例，說明了電子簽名的普及性。
電子簽名的法庭案例
香港
在香港原訟法庭在2015年12月一宗有關欠債的案例中，有關電子簽名被法庭接受為《電子交易條例》下有效的電子簽名。
澳洲
於2020年的一個案例中，法庭對一份客戶使用DocuSign簽訂公司的開支協議（cost agreement）沒有爭議。
英國
在2019年發生的一宗有關車主與車行的糾紛案例中，法庭對當中使用DocuSign電子簽名的合同沒有爭議。
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