2020年8月28日

    盛夏系列 - 第二集

    在辦公室中呼喚「你」

    Episode 2 Post Event Panel 1

    隨著雲端科技的發展成熟,大大小小的企業都開始進行數碼轉型,希望通過科技提升效率、降低成本。一場疫情讓遙距辦公模式成爲了「新常態」,越來越多的企業開始使用電子文件及電子簽名,但這些科技在市場上的認受性又如何呢?佳能於2020年8月28日舉行了「盛夏系列」網絡研討會的第二集 –「在辦公室中呼喚『你』」,並邀請了的近律師行分享法律人士的觀點與角度,一同探討數碼工具以及電子簽名的應用和合法性。

    雲端科技為工作和生活帶來了很多的便利,讓我們可以不受時間和地域限制地處理工作。的近律師行作爲香港歷史最悠久的獨立律師行,亦感受到法律行業中明顯的電子化趨勢,其多元化的應用,適用於不同的律師行管理範疇,例如處理日常法律文書作業、資料檢索、整合等,節省了不少時間、存倉成本和儲存文件的空間。

    企業文件電子化

    促進內部溝通

    部門之間的溝通與文件傳遞變得更方便快捷,亦簡化了工作流程和提升效率,節省人力資源和時間。

    有效追溯文件記錄

    可以管理文件的修改,透過審計追蹤作審核記錄、版本控制和文件鎖定等,特別適用於複雜的交易和涉及多方的協議商討。

    提升私隱性和安全性

    可針對每一個用戶設定文件查閲及使用權限,讓客戶資料管理更加嚴謹有效,防止未經許可的查閲和修改。

    Episode 2 Post Event Panel 2

    除此之外,電子簽名亦越來越流行,由於無須面對面交換或郵遞原稿,簽約各方可以通過手機、電腦等流動裝置隨時隨地簽署合同,遙距完成電子交易,促進電子商貿的發展。市場上,一些數碼業務如網上零售商店、網上投保公司、網上銀行等行業都比較常用,而且香港亦有跨國企業包括保險公司、電訊公司、航空公司及餐飲集團等,已經採用了電子簽名,輕鬆透過流動裝置完成跨境交易,助企業實現流動辦公。

    電子簽名的應用

    行業應用

    大部份商業文件、跨境或跨國交易都可採用電子簽名作有效簽署,以增加業務處理的靈活性和提升效率。

    不適用的情況

    部份指定文件如遺囑、授權文件、誓章、信托和法律程序的文件等,則不可採用電子簽名作簽署。

    電子簽名工具

    需擁有多重身分驗證及完善的網絡安全控制,以降低偽造文件的風險,並須符合香港對於電子簽名的法律框架。

    Episode 2 Post Event Panel 3

    電子簽名具有法律約束力和不可否認性 ,有效防止偽造文件。而香港政府所訂立的《電子交易條例》(第553章) 中,亦明確表明了在一定條件下,電子或數碼簽署與紙張文件上的簽署具有相同的法律地位。與個人或私人機構之間的電子交易,電子簽名必需與文件邏輯地關聯,並能夠認證簽約各方的個人身分,有關方法須可靠、適當並獲接受方同意。與政府單位交易,必須由認可數碼證書簽發數碼簽署,才符合當地的法律法規。香港及其他普通法國家也有受理的法律案例,說明了電子簽名的普及性。

    電子簽名的法庭案例

    香港

    在香港原訟法庭在2015年12月一宗有關欠債的案例中,有關電子簽名被法庭接受為《電子交易條例》下有效的電子簽名。

    澳洲

    於2020年的一個案例中,法庭對一份客戶使用DocuSign簽訂公司的開支協議(cost agreement)沒有爭議。

    英國

    在2019年發生的一宗有關車主與車行的糾紛案例中,法庭對當中使用DocuSign電子簽名的合同沒有爭議。

    *以上內容並不構成法律意見或正式建議,所載資料僅供一般參考,惟其正確性最終須以相關國家及地區之法庭或所屬官方所公佈之資料為準。儘管我們已竭盡全力提供完整和準確的內容,但我們對內容的準確性不做任何明示或暗示的保證或陳述。