管理層先預設指定關鍵字權限，利用uniFLOW的OCR功能在文件進行關鍵字搜尋。
只要附有預設關鍵字的文件經佳能 imageRUNNER ADVANCE多功能文件處理系統進行掃描及列印，即時會被堵截。
操作被堵截後，系統會立刻自動發送警告提示電郵到管理層，即時了解情況，保障重要資料。
iW Secure Audit Manager Express (iW SAM Express)將所有用戶於多功能文件處理系統上的操作，如列印、掃描、複印及傳真等，即使沒有網絡連接，都會被記錄於多功能文件處理系統中。
記錄包括詳盡數據，如日期、時間、用戶名稱及多功能文件處理系統機身編號等。而文件影像亦會同時被擷取並儲存於記錄中。
當需要查核有關記錄時，詳盡數據一目了然，監察文件合法地使用，從而作出更有效的管理。
