「改變」成就夢想

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    藝術無分界限!人人都有享受藝術教育和追求藝術創造的權力。而社會上卻有很多殘疾人士,他們對藝術雖然内心向往,但面對現實也只能望而卻步。自1986年成立以來,香港展能藝術會(ADAHK)始終秉持「藝術同參與.傷健共展能」的宗旨,致力推動平等機會,為殘疾人士提供參與藝術活動、發展藝術才能的機會,讓他們的藝術人生不再遙不可及。

    然而科技不斷發展,推動社會不斷進步,我們的生活和工作方式也正在發生變化。當活動資料的傳遞和儲存開始成爲棘手問題時,一直延續傳統運營模式的ADAHK決定順勢而行,讓機構進行數碼轉型。

    概覽

    困難與挑戰

    • 舊式檔案格式面臨淘汰
    • 儲存空間不足
    • 不便傳遞難以共享

    解決方案

    • 專業掃描服務
    • Antelope雲端文件管理系統

    成果及效益

    • 數碼化檔案資料
    • 雲端存儲成本低
    • 文件共享更靈活

    數碼轉型前遇到的困難

    存倉成本高

    需要不斷增加儲存空間才能滿足持續增加的檔案文件的存檔需求。

    檔案格式不易保存

    難保紙本文件、新聞剪報、磁碟、卡式錄音帶、迷你光碟、菲林及小册子等不會因受潮而導致内容損壞。

    資料難以共享

    舊格式的檔案已經開始逐漸被淘汰,也不易於傳遞;紙本文件更是無法與其他工作地點共享,影響活動推廣和宣傳效果。

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    作爲超過30年歷史的非牟利慈善團體,一時間要將大量的文件記錄進行數碼化並非易事。佳能結合機構的現狀和未來發展需求提供了一站式掃描服務和Antelope雲端文件管理系統,採用循序漸進地轉型方式,在確保機構日常工作可以正常運行的情況下,分次將文件進行數碼化,並為員工提供詳細的培訓,使他們能盡早適應新的工作模式。

    數碼轉型成就可持續性發展

    降低倉儲成本

    將數十年積累的檔案資料初步進行電子化儲存,降低了儲存及管理成本。

    保護無價資產

    先進的掃描技術令舊格式文檔得以數碼化,不再擔心因時間久遠或保存不當而造成損壞。

    提升档案管理安全性

    Antelope系統透過VPN、Firewall等軟件,進一步提升數據安全,在流動辦公期間也不用擔心數據外泄。

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    電子化文檔易於傳遞,有助宣傳及推廣機構理念及宗旨,讓更多人有機會了解、接觸和參與活動。去外國進行文化交流時,可隨時隨地於雲端系統查閲資料,免去了隨身携帶資料的麻煩。數碼化平台還推動了線上教學的發展,為有語言障礙的殘疾人士提供了接觸藝術及與他人交流互動的機會。

    全球疫情爆發,讓遙距辦公、在家工作成爲了新常態,促使各行各業加快數碼化轉型。面對數碼轉型的決策,ADAHK當機立斷,將文檔電子化並搬上雲端系統,現在員工在哪裏都能輕鬆應對工作,令機構可以正常運作。科技引領未來發展,順應科技發展趨勢,適時作出改變及調整,才能更好地迎接及適應下一個新常態。