盛夏系列 – 第一集
如何從零開始數碼轉型旅程?

企業要數碼轉型,找到合適的技術夥伴會令轉型事半功倍。在實現轉型的過程中,往往會遇到各種問題和挑戰。爲了幫助更多的企業順利踏出轉型的第一步,佳能於2020年7月24日舉行的網絡研討會上,特邀成功實現數碼轉型的范陳會計師行親臨作為嘉賓於2020年7月24日舉行的網絡研討會,與大家分享他們的成功之道。
范陳會計師行的日常業務需要接觸大量文件,因此對文件處理流程有嚴謹的管理制度。轉型之前,依賴人手處理文件,但文件數量繁多且流程繁瑣,費時費力,一旦文件歸檔類錯誤,便會導致難以尋找。由於業務需求,很多文件都有保存年限的要求,當文件數量增多,就要擴充倉庫,增加公司營運建成本。另外使用文件時也會因同一份文件無法與其他同事共享而影響效率。基於實際業務需求,范陳會計師行管理合伙人 – 范秉維女士毅然決然定的踏出了轉型第一步。
日常運作上遇到的困難
工作重複乏味使效率低下
文件處理依賴人手完成,容易發生錯誤且需時,大大影響工作效率。
文件增多致成本增加
隨著文件數量增多,導致存倉及管理成本持續增加。
無法多人查閲同一文件
文件無法同時供給多人或其他地區的分公司同事使用,影響團隊發揮協作效果。
難以文件跨境傳輸文件難
與跨境分公司之間傳輸紙質文件,過程繁瑣且費時,還會擔心文件丟失。

范陳會計師行范秉維女士深知企業數碼轉型要以人爲本,通過與合夥人及員工的溝通,主動瞭解員工在工作中遇到的困難,最終達成共識,在不影響日常工作的前提下逐步進行轉型。
佳能根據范陳會計師行的需求提供了一站式掃描服務及Therefore™文件管理方案,按照輕重緩急逐步將紙質文件電子化,並儲存於雲端。通過雲端科技,為日常工作提供了更多流動性和靈活性,有效提高工作效率、降低成本,通過優化業務流程,提升品牌形象及客戶的信任感,從而獲得更多新客戶。
Therefore™文件管理方案的好處
簡化業務流程
掃描紙質文件後,自動完成分類及歸檔,簡化文件處理的繁瑣流程。
降低倉儲成本
紙質文件電子化後存儲於雲端平台,降低倉儲及管理成本,避免文件紙質發黃。
提高團隊協作
於雲端查閲文件,支持能快速檢索,同一份文件亦可供不同用戶同時查閲。
確保文件安全性
針對每一份文件設置訪問權限,還可追溯歷史記錄,確保文件不會被不相關人士查閲。
靈活應對市場變化
隨時隨地於雲端查閲及分享文件,在家辦公也能保持高效率,輕鬆應對遙距辦公新常態。
促進跨境合作
雲端即時分享文件,打破地域和時間界限,與跨境分公司之間實時同步資訊,保持緊密合作。