SEAOIL Philippines Inc.
在使用佳能的自動化文件管理方案前，SEAOIL面對了許多困難與挑戰。而運用了Therefore™方案之後，不但改善了客戶服務、簡化工作流程和提升工作效率，亦能透過更方便和安全的系統存取與檢索機密文件。
Ms. Melody Yapson
VP for Strategic Businesses
SEAOIL
概覽
困難與挑戰
- 需數碼化大量文件
- 文件檢索不便
- 數據安全不足
解決方案
- Therefore™文件管理方案
- imageFORMULA文件掃描器
成果及效益
- 快速且高效的文件數碼化
- 透過中央平台輕鬆檢索文件
- 以權限控制提高安全性
SEAOIL是菲律賓最大的獨立燃料公司。自1997年成立以來，已經成為菲律賓的領導品牌，在當地擁有超過500間油站。該公司連續兩年獲得「年度最佳菲律賓特許經營獎」，致力提供優質、價格合理和可持續發展的產品，並履行「為美好的未來提供燃料」的承諾。
業務營運的困難
隨著客戶資料庫不斷擴大，SEAOIL產生了大量的紙本文件，包括超過25萬份的法律合約、協議和許可證等，都沒有被數碼化，令有效率地管理文件成為了企業的巨大挑戰。
由於公司只使用紙本文件，存取和檢閱文件需花費大量人力和時間。而他們的遙距工作團隊，亦因缺乏數碼化工作流程，影響營運效率和員工的生產力。此外，原有的工作程序較難監控文件訪問記得，因而產生資訊安全問題，讓機密資料存有外洩風險。
尋求全面的數碼化解決方案
SEAOIL迫切地需要數碼化及自動化現在的手動工作流程，以優化日常營運。一個完整而統一的數碼化方案，就能更有系統地的儲存和歸納其大量的機密資料，同時可以更迅速與安全地查閱文件。
SEAOIL希望能簡化其業務流程，並透過佳能踏上數碼轉型旅程。
開始數碼轉型旅程
經過了解多間解決方案供應商之後，SEAOIL發現佳能是唯一間符合他們要求的。SEAOIL有大量含有機密資訊的紙本法律文件需要盡快數碼化。
針對此問題，佳能提供了imageFORMULA文件掃描器，以快速與高品質的影像處理，將各種新舊紙本文件電子化。此掃描器是為大批量掃描而設計的，除了能快速將文件電子化外，也可減少存放紙本文件的空間，為公司降低時間與營運成本。
透過Therefore™締造高效數碼工作流程
Therefore™是一個具擴展性及數據安全性的文件管理方案，能促進SEAOIL數碼轉型進程。Therefore™會擷取已掃描文件上的數據， 再進一步建立索引和自動存檔，以安全性高的中央系統簡化文件處理過程。
SEAOIL的法務部門不需再透過查看大量紙本文件來尋找資料，而是能更簡單直接地輕鬆搜尋所需文件，節省了大量人力和時間。
除此之外，該部門還可以控制文件存取的權限，當相關同事查詢資料完畢後，立即關閉其讀取權限。IT部門還可限制同事下載與列印文件的權限，有效消除資料外洩的風險。
與佳能的完美合作
為了讓原有流程與數碼化系統無縫接軌，佳能在整個過程中一直支援SEAOIL，並監察其數碼化過程。通過快速文件電子化、簡化文件存取和提升數據安全，佳能的解決方案大幅度提高了SEAOIL的業務營運。員工與客戶的回饋，亦反映了數碼轉型的價值和正面影響。
實用的解決方案和迅速的反應確保了SEAOIL的困難得到有效解決。憑藉佳能的支持與對卓越的承諾，SEAOIL現在可以專注於核心競爭優勢，從而優化客戶服務體驗。