SEAOIL Philippines Inc.

    SEAOIL Philippines Inc.

    在使用佳能的自動化文件管理方案前,SEAOIL面對了許多困難與挑戰。而運用了Therefore™方案之後,不但改善了客戶服務、簡化工作流程和提升工作效率,亦能透過更方便和安全的系統存取與檢索機密文件。

    Ms. Melody Yapson
    VP for Strategic Businesses
    SEAOIL

    概覽

    困難與挑戰

    • 需數碼化大量文件
    • 文件檢索不便
    • 數據安全不足

    解決方案

    • Therefore™文件管理方案
    • imageFORMULA文件掃描器

    成果及效益

    • 快速且高效的文件數碼化
    • 透過中央平台輕鬆檢索文件
    • 以權限控制提高安全性

    SEAOIL是菲律賓最大的獨立燃料公司。自1997年成立以來,已經成為菲律賓的領導品牌,在當地擁有超過500間油站。該公司連續兩年獲得「年度最佳菲律賓特許經營獎」,致力提供優質、價格合理和可持續發展的產品,並履行「為美好的未來提供燃料」的承諾。

    業務營運的困難

    隨著客戶資料庫不斷擴大,SEAOIL產生了大量的紙本文件,包括超過25萬份的法律合約、協議和許可證等,都沒有被數碼化,令有效率地管理文件成為了企業的巨大挑戰。

    由於公司只使用紙本文件,存取和檢閱文件需花費大量人力和時間。而他們的遙距工作團隊,亦因缺乏數碼化工作流程,影響營運效率和員工的生產力。此外,原有的工作程序較難監控文件訪問記得,因而產生資訊安全問題,讓機密資料存有外洩風險。

    尋求全面的數碼化解決方案

    SEAOIL迫切地需要數碼化及自動化現在的手動工作流程,以優化日常營運。一個完整而統一的數碼化方案,就能更有系統地的儲存和歸納其大量的機密資料,同時可以更迅速與安全地查閱文件。

    SEAOIL希望能簡化其業務流程,並透過佳能踏上數碼轉型旅程。

    開始數碼轉型旅程

    經過了解多間解決方案供應商之後,SEAOIL發現佳能是唯一間符合他們要求的。SEAOIL有大量含有機密資訊的紙本法律文件需要盡快數碼化。

    針對此問題,佳能提供了imageFORMULA文件掃描器,以快速與高品質的影像處理,將各種新舊紙本文件電子化。此掃描器是為大批量掃描而設計的,除了能快速將文件電子化外,也可減少存放紙本文件的空間,為公司降低時間與營運成本。

    透過Therefore™締造高效數碼工作流程

    Therefore™是一個具擴展性及數據安全性的文件管理方案,能促進SEAOIL數碼轉型進程。Therefore™會擷取已掃描文件上的數據, 再進一步建立索引和自動存檔,以安全性高的中央系統簡化文件處理過程。

    SEAOIL的法務部門不需再透過查看大量紙本文件來尋找資料,而是能更簡單直接地輕鬆搜尋所需文件,節省了大量人力和時間。

    除此之外,該部門還可以控制文件存取的權限,當相關同事查詢資料完畢後,立即關閉其讀取權限。IT部門還可限制同事下載與列印文件的權限,有效消除資料外洩的風險。

    與佳能的完美合作

    為了讓原有流程與數碼化系統無縫接軌,佳能在整個過程中一直支援SEAOIL,並監察其數碼化過程。通過快速文件電子化、簡化文件存取和提升數據安全,佳能的解決方案大幅度提高了SEAOIL的業務營運。員工與客戶的回饋,亦反映了數碼轉型的價值和正面影響。

    實用的解決方案和迅速的反應確保了SEAOIL的困難得到有效解決。憑藉佳能的支持與對卓越的承諾,SEAOIL現在可以專注於核心競爭優勢,從而優化客戶服務體驗。